Офис-менеджер (Back Office Netpeak Group)

  1. Краткое описание вакансии

    Netpeak Group – это группа из 9 компаний, в которую входят: мультифункциональный SEO-сервис Serpstat, система сквозной аналитики Ringostat, набор SEO-продуктов Netpeak Software, LMS-система AcademyOcean, агентство performance-маркетинга Netpeak, агентство интернет-маркетинга Inweb, мультипродуктовая компания с собственными контент-проектами и мобильными приложениями Tonti Laguna, а так же event-агентство Octopus Events, которое занимается организацией крупных конференций по интернет-маркетингу и SaaS.

    Всего в группе компаний работают 550 человек, 10 000 бизнесов ежемесячно платят за услуги или продукты Netpeak.

    Командам Netpeak Group нужен офис-менеджер — активный человек, с врожденными организаторскими способностями, который питает слабость к порядку и умеет создавать уютную атмосферу в офисе.  

    Если это про тебя, то скорее заполняй анкету! Тебя ждут разноплановые задачи, постоянное обучение и административная команда, которая окружит тебя заботой и поддержкой. 

  2. Основные требования к будущему сотруднику на этой позиции

    1. Профессиональные знания и навыки:

      1. Грамотное письмо и речь.
      2. Стилистическая грамотность.
      3. Владение основными офисными программами и интернетом на уровне опытного пользователя.
      4. Знание принципов документооборота, этикета и деловой переписки.
      5. Умение эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.
      6. Умение организовать людей.
      7. Опыт работы на аналогичной позиции. 
    2. Личные качества:

      1. Усидчивость и внимательность. 
      2. Позитивное мышление и стрессоустойчивость.
      3. Обучаемость. 
      4. Коммуникабельность. Не стесняться спрашивать, узнавать, докапываться до сути.
      5. Ответственность и исполнительность. 
      6. Перфекционизм. Стремление всегда и всё делать с максимальной отдачей.
      7. Высокая степень самоорганизации и умение организовать работу других.
    3. Будет плюсом:

      1. Грамотность, четкая дикция, перфекционизм.
      2. Предпочтение будем отдавать старостам во время обучения в ВУЗе.
      3. Опыт работы на аналогичной должности.
  3. Функциональные обязанности:

    1. Управленческие. В задачи административного координатора будет входить курирование работы некоторых сотрудников. 
    2. Административные. Организация делопроизводства в офисе — подготовка и оформление документации, необходимой для организации внутренней работы офисов, а также работа с курьерскими службами и почтовыми отделениями. Ведение офисных расходов, документооборота оплат. Прием и распределение звонков, прием и отправка факса.
    3. Административно-хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, прод. и хоз.товаров, а также анализ условий и ценовой политики поставщиков. Выяснение, решение и устранение вопросов с эксплуатационными службами, коммунальными организациями, государственными структурами и службами в сфере обслуживания офиса.
    4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.
    5. Организационные. Встреча посетителей и гостей офиса. Организация работы сотрудников, находящихся в командировке — бронь и заказ билетов, заселение их в гостиницу, а также решение их текущих проблем. Организация праздников и других корпоративных мероприятий. Информирование сотрудников о важных новостях компании.
  4. Что мы предлагаем сотруднику на данной должности:

    1. Зарплату по итогам собеседования.
    2. Удобный график для жаворонков, сов и неопределившихся: с 8 (10) до 17 (19).
    3. Офис в центре города.
    4. Оплачиваемый отпуск в размере 24-х календарных дней, оплачиваемые больничные.
    5. Возможность обучения и развития: опыт и помощь наших сотрудников, помощь в профессиональной адаптации и обучение куратора на протяжении всего испытательного срока. Возможность посещать профильные мероприятия за счёт компании.
    6. Карьерную лестницу и карту знаний, которые дают прозрачное понимание того, что нужно сделать, чтобы перейти на новую ступеньку.
    7. Закрытый форум, свою Википедию и собственную библиотеку.
    8. Возможность посещения профильных и непрофильных образовательных ивентов.
    9. Систему геймификации, мемогенератор, бейджи, собственная валюта и Netpeak Store.
    10. Корпоративные мероприятия и развлечения, другие приятные бонусы.
    11. Корпоративные команды по футболу, баскетболу, настольному теннису.
  5. Зачем работает наш «Офис-менеджер»

    Обеспечивать условия для бесперебойной и эффективной работы сотрудников, поддерживать благоприятную обстановку и уют в офисе.

  6. Критерии, по которым будут оцениваться результаты работы данного специалиста:

    1. Скорость выполнения задач.
    2. Качество выполненной работы.
    3. Своевременный заказ провизии.
    4. Организации поздравлений сотрудников с ДР.
    5. Организация командировок. 
    6. Соблюдение чистоты в офисе.
  7. Наличие командировок и их процент от рабочего времени

    Без командировок.

  8. Соотношение работы в офисе, встреч с клиентами

    Работа в офисе — 100%.

  9. Что есть плохого в работе на данной должности:

    1. Работа с людьми, достаточно разными и требующими разного подхода.
    2. Форс-мажорные ситуации (отключение света в офисе, задержка доставки), из которых нужно уметь быстро находить выход.
    3. Многозадачность в работе, которую нужно научиться контролировать.
  10. Место специалиста в структуре компании

    1. Отдел, в котором будет работать специалист

      Back Office.

    2. Количество сотрудников в отделе

      5.

    3. Кому подчиняется данный сотрудник

      Team Lead of Administrative Manager at Netpeak Group.

    4. Предполагается ли наличие подчиненных, их количество

      Нет.

    5. Предполагаемый карьерный рост на этой позиции

      1.  Junior Administrative Manager.
      2. Junior+ Administrative Manager.
      3. Middle Administrative Manager.
      4. Middle+ Administrative Manager.
      5. Senior Administrative Manager.
      6. Administrative Manager Team Lead.
  11. Условия работы

    1. Продолжительность испытательного срока

      Испытательный срок длится 2 месяца, оплачивается.

    2. Наличие премий

      Премии не предусмотрены.

  12. Что сделать, чтобы работать на позиции «Офис-менеджер»

    Заполнить анкету, выполнить тестовое задание и пройти 2 собеседования.

Заполнить анкету на эту роль

Этот сайт использует куки-файлы и другие технологии, чтобы помочь вам в навигации, а также предоставить лучший пользовательский опыт, анализировать использование наших продуктов и услуг, повысить качество рекламных и маркетинговых активностей.